Bài này là chia sẻ tư duy để bạn tự soi lại mình và tự đặt kỷ luật cho mình, KHÔNG phải lời khuyên kinh doanh hay tư vấn tài chính dành riêng cho hoàn cảnh của bạn. Tôi không hứa bạn sẽ nhàn hơn, không cam kết bất kỳ con số nào, và không khuyên bạn thay đổi nhân sự hay cách vận hành chỉ vì một bài viết chung cho mọi người đọc. Việc của bạn, quyết định của bạn.
Có những lần rời bàn làm việc không phải do mình lên lịch.
Mới đây, một việc gia đình buộc tôi phải bỏ hết mà đi. Không có cuộc họp bàn giao, không có danh sách gạch đầu dòng, không có ai được dặn dò gì. Điện thoại tôi vẫn cầm theo, pin vẫn đầy, tin nhắn vẫn về — chỉ là tôi mở ra nhìn mà không đọc nổi một chữ.
Khi tôi quay lại, cái đập vào mắt tôi không phải những việc đã hỏng. Mà là những chỗ đứng im. Có chỗ vẫn chạy đều như không có chuyện gì xảy ra. Có chỗ dừng lại đúng ngày tôi rời đi, và nằm đó đợi tôi về mở khóa.
Chặng thứ mười ba của Cào Cào Lên Dốc đặt một câu hỏi nghe rất giống lời mời đi chơi — nghỉ một tháng, bến còn chạy không. Nhưng nó không mời bạn đi chơi. Nó là một cái máy soi. Và cái nó soi ra không phải bạn giỏi tới đâu, mà là thứ bạn đang xây thực sự thuộc loại gì.
Cái bến, và chỗ một người đang đứng
Tôi thích chữ “bến” trong tên chương này, vì nó chính xác một cách phũ phàng.
Một cái bến thật — bến đò, bến xe — là chỗ có người tới, có chuyến chạy, có người thu tiền, có sổ ghi lại chuyến nào đã đi. Bốn thứ ấy tồn tại độc lập với việc hôm nay chủ bến có mặt hay không. Chủ ốm, chuyến vẫn ra vào. Chủ đi ăn cưới xa, khách tới vẫn có người biết hôm nay nước lên hay nước ròng.
Còn có một loại khác, nhìn xa thì giống hệt. Cũng biển hiệu, cũng khách, cũng tiếng nói cười. Nhưng chủ vắng một buổi là im lìm. Khách đứng chờ mười lăm phút, ngó quanh, rồi bỏ đi tìm chỗ khác. Cái đó không phải bến. Đó là chỗ một người đang đứng.
Nó có thể là một chỗ đứng rất tốt, kiếm ra tiền, nuôi được cả nhà — tôi không hề coi thường, vì tôi đã đứng ở đó nhiều năm. Nhưng nó không phải doanh nghiệp. Nó là một cái nghề tự làm. Mà nghề tự làm thì ốm một tuần là đứng.
Làm nghề lữ hành nhiều năm, tôi thấy chuyện này bằng mắt. Một đoàn khách khởi hành, chủ không có mặt, đoàn vẫn chạy — vì có chương trình dựng sẵn, có hướng dẫn viên, có đầu mối tại điểm. Nhìn từ ngoài thì đúng là một cái bến đang chạy.
Nhưng thử đếm xem trong mấy ngày ấy có bao nhiêu cuộc gọi ngược về cho chủ. Đổi bữa ăn cũng gọi, khách khó tính cũng gọi, xe trục trặc cũng gọi. Nếu vậy thì cái bến ấy vẫn chưa chạy. Nó chỉ đang chạy qua một sợi dây điện thoại.
Sự khác nhau giữa hai loại đó không lộ ra lúc trời yên. Nó lộ ra đúng vào lúc có việc.
Ở Phần 12 tôi đã nói chuyện làm sao nhân cái mình có lên. Chặng này khác hẳn về chất — không phải phép xây, mà là phép đo. Xây xong rồi thì làm sao biết mình đã tháo được mình ra hay chưa.
Ba sợi dây buộc tôi vào cái bàn
Sau lần phải rời đi đột ngột ấy, tôi ngồi liệt kê những chỗ đã đứng im. Chúng không lộn xộn như tôi tưởng. Chúng gom về đúng ba loại, và ba loại này khác nhau về bản chất, nên gỡ cũng phải gỡ ba kiểu. Người ta hay gộp cả ba lại thành một câu than “tôi bận quá”, rồi chữa nhầm chỗ.
Sợi thứ nhất — khách chỉ tin mình. Đây là sợi êm ái nhất, vì nó được buộc bằng lời khen. Khách nói “tôi làm với chị chứ không làm với công ty nào cả”, và mình thấy ấm lòng. Bạn nhân sự nghe máy thì câu đầu tiên khách hỏi là “chị Hà có đấy không em”. Dịch sang ngôn ngữ của cái bến, câu ấy có nghĩa là quan hệ này đang nằm trong người bạn chứ không nằm trong tổ chức. Bạn vắng thì quan hệ vắng theo.
Sợi thứ hai — quyết định nào cũng phải qua mình. Sợi này tôi buộc chặt nhất, và buộc bằng chính cái nghề của mình. Gần hai mươi năm làm tài chính – kế toán rèn cho tôi phản xạ mọi thứ phải đúng, phải khớp, phải có người chịu trách nhiệm. Phản xạ ấy rất quý ở khâu chốt sổ. Nhưng đem nguyên nó ra dùng cho mọi việc thì thành ra không ai được phép sai, kể cả sai một chút, kể cả sai ở chỗ chẳng đáng bao nhiêu. Mà khi không ai được phép sai thì không ai dám quyết. Tôi tự dựng lên cái nút cổ chai đó, rồi tôi than là mình bận.
Sợi thứ ba — thông tin chỉ nằm trong đầu mình. Mật khẩu. Đầu mối nào chịu làm gấp. Giá thật đằng sau bảng giá, mức nào còn co được. Ca khó lần trước xử lý ra sao. Toàn những thứ không ai viết ra bao giờ, vì người biết thấy nó hiển nhiên quá. Đây là sợi thô sơ nhất và cũng lặng lẽ nhất — nó không làm phiền ai, cho tới ngày người giữ nó không có mặt.
Ba sợi, ba cách gỡ
Gỡ sai cách thì càng gỡ càng rối, nên tôi tách bạch ra đây.
Gỡ sợi khách không phải bằng cách giấu mình đi. Đùng một cái đẩy người khác ra thay mặt mình là bẻ gãy niềm tin chứ không phải chuyển giao nó, và khách có lý khi họ khó chịu. Cách gỡ là cho người thứ hai xuất hiện sớm, và xuất hiện lúc trời đang nắng — có mặt trong cuộc gặp, cùng đọc hồ sơ, cùng trả lời email, làm những việc nhỏ mà tử tế. Để khách quen mặt, quen giọng, quen cách làm việc từ lúc chưa có gì cần xử lý. Đây là sợi duy nhất chữa được bằng thời gian chứ không bằng nỗ lực, nên bắt đầu muộn là hỏng.
Gỡ sợi thông tin bằng cách lôi nó ra khỏi đầu. Một chỗ cất chung cho những thứ hôm nay chỉ mình biết, có khóa, có phân quyền theo việc, và ghi rõ ai giữ chìa. Xin nói cho khỏi lẫn với chặng trước: đây không phải chuyện viết quy trình cho công việc, mà là chuyện thông tin không có bản sao. Nghề tài chính dạy tôi một câu tôi nghĩ nên treo lên tường — cái gì chỉ một người biết thì đó không phải bảo mật, đó là rủi ro. Bảo mật là cất có khóa và có người được giao chìa. Còn cất trong đầu một người thì đấy là đánh cược với sức khỏe của người đó.
Gỡ sợi quyết định thì khó nhất, và tôi để riêng một mục ở dưới, vì đó mới là phần đáng nói nhất của chặng này.
Không ai nhảy thẳng sang một tháng
Nếu bạn vừa đọc tới đây và định thử nghỉ hẳn một tháng xem sao, tôi xin can.
Nghỉ một tháng khi chưa qua nổi ba ngày thì đó không phải phép thử, đó là thả trôi. Bến sẽ vỡ thật chứ không phải vỡ trong bài tập, và bạn mất khách thật. Tôi nói vậy không để bạn sợ, mà vì phép thử này chỉ có ích khi đi theo thang.
Nửa ngày tắt máy. Rồi một ngày trọn vẹn. Rồi ba ngày. Rồi một tuần. Chỉ khi qua được một tuần một cách tử tế — chứ không phải kiểu sống sót nhờ lén mở máy lúc nửa đêm — thì mới nói tới chuyện một tháng.
Nhưng chỗ quan trọng nhất không nằm ở cái thang. Nó nằm ở mục tiêu.
Mục tiêu của phép thử không phải là được nghỉ. Mục tiêu là thu về một danh sách những chỗ vỡ. Bạn tắt máy nửa ngày không phải để thư giãn, mà để lúc bật máy lên, bạn đọc được chính xác ai đã phải hỏi, hỏi cái gì, việc nào đứng lại chờ, và câu trả lời ấy lẽ ra phải có sẵn ở đâu.
Danh sách đó chính là việc của tuần sau. Không phải việc “khi nào rảnh thì làm”, mà là việc chính. Mỗi chỗ vỡ được vá là một sợi dây được cắt.
Còn một điều ít người nói, mà bỏ qua nó thì cả phép thử hỏng. Phép thử này phải làm lúc đang thuận, không phải lúc đang cháy. Tắt máy khi mọi thứ đang êm là một cuộc diễn tập có kiểm soát. Tắt máy khi đang có chuyện là bỏ chạy. Người ta thường chỉ nghĩ tới chuyện rời tay đúng vào lúc đã kiệt sức, tức là đúng lúc tệ nhất để thử.
Nghề kế toán cho tôi một góc nhìn rất đắt ở đây. Trong nghề tài chính, việc buộc một người nghỉ trọn một kỳ và giao ghế cho người khác ngồi, bản thân nó đã là một biện pháp kiểm soát nội bộ. Không phải vì nghi ngờ ai. Mà vì một nguyên lý rất giản dị — người vắng mặt thì việc phải lộ ra. Tôi thấy nguyên lý ấy đúng với mọi cái bến, không riêng gì phòng kế toán.
Tôi thích phép thử này ở chỗ nó không đòi bạn tin điều gì cả. Nó không phải một triết lý. Nó là cái nhiệt kế — cắm vào, đọc số, rồi làm việc phải làm.
Cái nhiệt kế ấy tôi để sẵn ngay dưới đây. Nó chấm đúng hai thứ: trong ba sợi dây thì sợi nào đang buộc bạn chặt nhất, và bậc thang nào là bậc hợp lý để thử trước.
Bảng chạy ngay trong trình duyệt của bạn — không có gì được gửi đi đâu, cũng không có gì đọng lại sau khi bạn đóng trang. Muốn giữ thì chép ra giấy.
Sáu câu, chấm theo tình hình thật của tuần vừa rồi chứ không phải theo dự định. Không ai nhìn thấy bảng này ngoài bạn.
Viết một hạn mức thôi, và phải rõ tới mức người đọc không cần hỏi lại.
Bảng này không nói cho bạn biết có nên thuê hay cho ai nghỉ. Nó chỉ soi chỗ phụ thuộc, phần quyết định là của bạn.
Giao việc là một chuyện. Giao quyết định là chuyện khác.
Tôi để mục này ở giữa bài, nhưng thật ra cả bài dựng lên là để nói đúng chỗ này.
Giao việc là nói cho người ta biết phải làm gì. Giao quyết định là nói cho người ta biết họ được phép tự quyết tới đâu mà không cần hỏi. Hai chuyện đó khác nhau hoàn toàn, và chặng thứ mười ba là chuyện thứ hai.
Đây là điểm mấu chốt. Dù bạn đã giao hết việc, nếu chưa giao quyết định thì bạn vẫn phải cầm máy hai mươi tư trên hai mươi tư. Người làm biết rõ phải làm gì, nhưng đụng bất cứ chuyện gì hơi khác thường một chút là dừng lại ngoái nhìn bạn. Bạn không còn làm nữa, nhưng bạn vẫn không đi đâu được.
Cách gỡ cụ thể tới mức đáng ngạc nhiên — viết ra hạn mức. Bằng chữ, ba thứ này. Việc dưới mức nào thì tự quyết rồi báo lại sau. Việc trên mức nào thì hỏi trước. Và loại việc nào thì dù nhỏ tới đâu cũng không được tự quyết, thường là những việc động tới cam kết dài hạn hoặc động tới chữ tín với khách.
Quay lại cái đoàn khách đang đi tour ở đầu bài. Khác biệt giữa một đoàn tự chạy và một đoàn phải gọi về suốt ngày nằm gọn ở chỗ này: hướng dẫn viên có biết mình được tự quyết tới đâu hay không. Đổi một bữa ăn vì nhà hàng đóng cửa — tự quyết. Đền bù cho khách vì một sự cố — hỏi trước. Chỉ cần một câu ghi rõ như thế là bớt được rất nhiều cuộc gọi, mà không ai phải liều.
Con số cụ thể thì tôi không đặt hộ bạn được, vì nó tùy quy mô và mức chịu đựng của chính bạn. Nhưng có một cách tự tìm khá thực tế — nhìn lại những lần người ta gọi xin ý kiến trong tháng vừa rồi, tìm những lần mà câu trả lời của bạn giống hệt điều họ đã nghĩ trong đầu. Mức của những lần ấy chính là mức bạn giao đi được. Đặt thấp rồi nới dần, đừng đặt cao rồi rút lại. Và đặt xong thì ghi ra giấy, đừng để nó là một sự ngầm hiểu — sự ngầm hiểu bao giờ cũng lệch, và lệch về phía bất lợi cho người ở dưới.
Kèm theo đó là phần khó nhất, mà nếu không nói thì cả mục này thành vô trách nhiệm. Trong hạn mức ấy, người ta được quyền sai. Nếu bạn giao hạn mức, người ta quyết sai một lần rồi bạn thu lại hết quyền, thì bạn chưa giao gì cả. Bạn chỉ vừa dạy cho cả nhà một bài học rất rõ rằng đừng ai dại mà quyết. Sai trong hạn mức là học phí đã được tính trước, và học phí ấy rẻ hơn nhiều so với việc bạn phải trực máy suốt đời.
Tám mươi phần trăm, và một thứ ít ai chịu nói ra
Về mặt kỹ thuật, mọi thứ ở trên đều làm được. Chép thông tin ra, viết hạn mức, cho người thứ hai đứng cùng khách — không việc nào khó về tay chân.
Chỗ khó nằm ở chỗ khác: phải chấp nhận người khác làm ở mức tám mươi phần trăm của mình.
Tôi biết rõ cảm giác nhìn một việc được làm xong ở mức tám mươi phần trăm. Nó ngứa lắm. Mình nhìn ra ngay hai chỗ lẽ ra làm khác thì đẹp hơn, và tay mình ngứa muốn sửa. Sửa một lần, hai lần, tới lần thứ ba thì người ta thôi không cố nữa — họ hiểu rồi, cuối cùng chị cũng làm lại thôi. Thế là mình ôm hết, rồi mình kết luận "chẳng ai làm được". Hai phần thiếu ấy thường khách chẳng nhận ra. Chỉ mình tôi nhận ra. Và tôi trả giá cho hai phần đó bằng cả những buổi tối của mình.
Sự thật thì tám mươi phần trăm của một việc có được làm vẫn lớn hơn một trăm phần trăm của một việc đang nằm đợi mình rảnh. Số học thôi, chẳng có gì cao siêu.
Nhưng ở dưới lớp đó còn một sự thật khó chịu hơn nhiều, và đây là chỗ tôi muốn nói thẳng.
Nhiều người trong chúng ta thích được cần tới.
Điện thoại reo liên tục là một cực hình, ai cũng than. Nhưng nếu nó im hẳn ba ngày, có một thứ trong lòng mình khẽ hụt xuống. Nếu cái bến chạy tốt khi mình vắng, thì hóa ra mình không quan trọng đến thế à.
Cảm giác ấy ngọt, và vì nó ngọt nên ta vô thức giữ lại vài nút thắt cho riêng mình. Không cố ý. Chỉ là bàn giao chín phần, còn một phần "để đấy tôi làm cho nhanh" — đúng cái phần khiến người ta vẫn phải gọi. Tôi từng như vậy và tôi từng không dám gọi tên nó. Tôi bọc nó lại bằng những chữ tử tế hơn, nào là trách nhiệm, nào là tận tâm, nào là không nỡ buông. Mãi sau tôi mới thừa nhận trong đó có một phần không phải trách nhiệm. Đó là nhu cầu thấy mình cần thiết.
Thương thì phải nói thật. Nếu bạn đọc tới đây mà vẫn thấy có cái gì đó cản lại, chưa muốn thử, thì trước khi đổ cho hoàn cảnh hay đổ cho nhân sự, bạn thử ngồi im ba phút và hỏi mình một câu — mình có thật sự muốn cái bến chạy được khi mình vắng không.
Trả lời được câu đó rồi thì phần còn lại chỉ là kỹ thuật.
Chặng mười ba của Cào Cào Lên Dốc — Tâm, Trí, Tín
Tâm là chịu buông cái cảm giác mình quan trọng. Ôm hết vào mình nhìn thì rất giống tận tụy, nhưng có lúc nó chỉ là không muốn ai giỏi lên bằng mình.
Trí là biết đo đúng thứ cần đo. Doanh thu tháng này không trả lời được câu bến có chạy hay không. Chỉ một phép thử trả lời được, và nó bắt đầu bằng nửa ngày tắt máy.
Tín là dám nói ra một hạn mức rồi giữ đúng lời khi người ta dùng nó, kể cả lần đầu họ dùng vụng. Học Luật ở tuổi bốn mươi mấy dạy tôi một điều tôi mang sang cả việc điều hành — cái gì không ghi ra thì sau này không ai chứng minh được, kể cả người có ý tốt. Tờ giấy ghi rõ ai được quyết cái gì không phải để nghi ngờ ai, nó bảo vệ cả hai bên.
Gói cả chặng này vào một câu, tôi sẽ nói thế này. Nghỉ một tháng không phải phần thưởng cho người đã thành công. Nó là bài kiểm tra sức khỏe của cái mình đang xây. Và bài kiểm tra ấy làm càng sớm càng rẻ — nửa ngày tắt máy là làm được rồi, ngay tuần này.
Mỗi chương một bài, đăng đều mỗi ngày. Để lại email ở khung đăng ký cuối trang, tôi gửi bài mới và trọn bộ bảng điền được của cả loạt tới hộp thư của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Bến của tôi chỉ có mình tôi, chưa có ai để giao. Bài này còn dùng được không?
Có, và tôi nghĩ nó còn cấp thiết hơn. Người làm một mình thì cả ba sợi dây đều đang ở mức chặt nhất mà chẳng ai nhắc. Việc làm được ngay tối nay là sợi thứ ba — mở một chỗ cất chung, ghi lại đầu mối, những ca khó đã gặp và cách đã xử lý. Không phải để giao cho ai, mà để nó thôi nằm nguyên trong đầu bạn. Cái danh sách chỗ đứng im khi bạn tắt máy nửa ngày cũng chính là bản mô tả người đầu tiên bạn cần tuyển.
Tắt máy nửa ngày mà việc hỏng thì ai chịu?
Bạn chịu. Nên mới phải làm lúc đang thuận và bắt đầu từ nửa ngày chứ không phải một tuần. Nửa ngày thì hầu hết chỗ vỡ đều còn kịp vá ngay trong chiều hôm đó. Còn nếu nửa ngày cũng không dám thử, thì bản thân điều đó đã là kết quả của phép đo rồi, chỉ là kết quả không dễ nghe.
Tôi giao hết việc rồi mà vẫn phải nghe máy suốt, sai ở đâu?
Khả năng cao là bạn mới giao việc chứ chưa giao quyết định. Thử làm một việc rất nhỏ — mở lại các cuộc gọi xin ý kiến của tuần vừa rồi, đếm xem bao nhiêu cuộc thực ra chỉ cần một câu trả lời có sẵn bằng văn bản. Con số đó thường làm người ta giật mình.
Giao quyết định rồi thì tôi còn làm gì?
Đúng câu tôi từng hỏi, và nó có vị hơi chua. Câu trả lời tôi tìm được là bạn làm những việc chỉ bạn làm được, mà những việc ấy thường không nằm trong danh sách công việc hằng ngày — chọn hướng đi, chọn người, và nhìn xa hơn cái tuần này. Còn nếu buông ra rồi mà thấy trống rỗng, thì đó cũng là một thông tin đáng giá về mình chứ không phải bằng chứng rằng buông là sai.
Thử xong thấy vỡ tan tành thì có nên nản không?
Danh sách chỗ vỡ chính là kết quả bạn cần, không phải bản án. Bến chưa chạy được thì đó là việc phải làm, không phải bằng chứng bạn kém. Còn nếu thử mà không vỡ chỗ nào, tôi cũng xin nói thật — hoặc bạn đã xây khá tốt, hoặc bạn đã lén mở máy.
Loạt bài rút từ sách nói "Cào Cào Lên Dốc — 22 chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững" của thầy Phạm Thành Long. Chặng đòn bẩy ở Phần 12 — năm cái đòn nhỏ nhân thành núi, bài mở đầu loạt ở Phần 1 — biết mình đang đứng ở đâu.
Về tác giả & Còn tiếp — Phần 14
Tôi là Nguyễn Thị Việt Hà, gần hai mươi năm làm nghề tài chính – kế toán, từng thẩm định và quản lý dự án ODA trước khi rời khu vực nhà nước năm 2024 ra tự làm chủ. Cái làm tôi đổi cách nghĩ về chặng này không phải một cuốn sách quản trị, mà là một nguyên lý cũ trong nghề cũ của tôi — người vắng mặt thì việc phải lộ ra.
Bến chạy được khi mình vắng rồi thì tới câu hỏi kế tiếp: mùa giáp hạt lấy gì mà ăn. Chương sau của cuốn sách nói về chuyện dự trữ và đường lui — Bác Kiến dựng kho, đào ngách — và đó sẽ là Phần 14.
Con cào cào vẫn đang lên dốc. Hẹn bạn chặng sau.
Nguyễn Thị Việt Hà
(còn tiếp — Phần 14)
Nhắc lại cho rõ: những gì tôi viết ở trên là cách tôi tự soi lại mình và tự đặt kỷ luật cho mình, không phải lời khuyên kinh doanh hay tài chính dành riêng cho hoàn cảnh của bạn. Bảng trong bài là công cụ để nhìn ra chỗ yếu, không phải bảo chứng cho bất kỳ kết quả nào. Tôi không cam kết bạn sẽ nhàn hơn, không hứa doanh thu, và không khuyên bạn cắt giảm hay thay đổi nhân sự dựa trên một bài viết chung cho mọi người đọc. Mọi quyết định về người, về hạn mức, về việc rời tay khỏi công việc đều có rủi ro riêng và cần bạn cân nhắc với chính hoàn cảnh của mình. Việc của bạn, quyết định của bạn.